项目管理中的利益相关者是什么？

如果养育一个孩子需要全村人的努力，那么可以肯定地说，运营一个项目需要整座城市的努力。无论你如何敏捷和精益地运营你的项目，从项目提案到启动，不可避免地会有很多人员参与其中。这些人中一个非常重要的群体是你的项目利益相关者。

项目利益相关者到底是什么？他们做什么？

简而言之，利益相关者是受项目结果影响并能左右项目成功的个人、团体或组织。
这意味着组织内的人员，如项目团队、经理和高管，以及外部利益相关者，如客户、用户和在项目开发过程中任何会受到项目影响的其他人。需要关注的人很多，这就是为什么准确了解您的利益相关者是谁、他们的重要性程度以及对他们进行优先排序如此重要。

为了更清楚地说明这一点，让我们深入了解您将管理的一些最典型的利益相关者，并概述他们的具体职责和责任：

• 项目经理：领导项目的人。他们负责确保项目按计划进行、指导团队以及与其他项目利益相关者进行沟通和管理。
• 项目团队成员：负责项目并听从项目经理领导的成员。他们的角色和职责是完成分配给他们的任务并帮助完成项目。
• 项目发起人：为项目提供资金的个人或团体。他们确保项目获得完成所需的资金支持，因此对项目结果有很大的兴趣和影响。
• 高管：负责项目运营的组织中的高级管理人员。他们指导公司的战略，并且对其结果有很大的兴趣。
• 客户：直接使用项目成果的人。作为付费使用您产品的人，当谈到他们对项目的需求时，他们会有不同的看法。
• 资源经理：负责控制完成项目所需资源的其他经理和团队负责人。他们是完成项目所需资源的守门人，希望对项目结果有发言权。
• 顾问和分包商：组织外部参与项目的团队和个人。他们负责完成SOW中列出的工作。
• 项目进展过程中受影响的群体：在项目进行过程中会受到影响的内部和外部群体或个人。
• 项目完成后受影响的群体：项目完成和启动后会受到影响的内部和外部群体或个人。这可能意味着合作伙伴、用户、竞争对手，甚至是会受到您所做之事影响的政企团体。

根据项目的规模和范围，您的利益相关者列表可能包括所有这些群体，也可能只包括少数群体。无论哪种方式，每个利益相关者都会对这个项目的“成功”有自己的看法，必须谨慎处理。

管理利益相关者的3个步骤

管理所有这些利益相关者并非易事。但是，直接忽略他们不是明智的选择。正如我们之前所说，项目利益相关者既可以为项目获得支持并支持您和您的团队提供巨大帮助，当然，他们也可能是一个巨大的麻烦。

那么，您如何处理所有项目利益相关者？以下是三步流程，可帮助降低与利益相关者打交道的风险，并确保尽可能多的利益相关者对项目感到满意：

1. 利益相关者识别。识别所有潜在利益相关者，并确定其优先次序。
2. 利益相关者的认同和策略。了解期望并制定应对策略。
3. 持续的利益相关者管理。在整个项目过程中与适当级别的适当利益相关者进行沟通。

步骤 1：确定合适的项目利益相关者并确定其优先顺序

成功处理利益相关者关系的第一步是准确了解与你打交道的人。虽然你可能认为自己了解每个人，但最好采用系统性方法，确保不会遗漏任何人。

1. 与项目团队集思广益

首先要求您的内部团队（项目发起人、经理和团队）集思广益，找出可能受项目影响的任何人。给每个人时间单独完成这项工作，然后作为一个团队一起制定最终名单。

集思广益时，要求团队成员回答几个简单的问题：

• 谁关心这个项目？
• 谁想对这个项目产生影响（积极或消极）？
• 谁会受到该项目成果的影响？
• 谁批准资金/要求/设计/变更/时间表等？
• 谁的工作会因为这个项目而受到干扰？

2. 分解项目决策路径

虽然头脑风暴会议会给你一份很好的清单，但要确定哪些利益相关者只在项目的某些阶段有影响力却并不容易。每个项目都由一系列决策和审批组成。而每一个关键时刻都是确定更多利益相关者的机会。查看您的项目提案并列出参与每个决策的人员、他们的权限以及他们是内部还是外部利益相关者。

3. 深入挖掘并找到次要利益相关者

还有一小部分但很重要的利益相关者，他们不会对您的项目产生巨大影响。但您仍然需要了解和管理他们。这可能意味着这样的人：

• 除非出现问题或违反规定，否则监管机构不会介入
• 你客户的客户
• 项目的竞争对手和反对者

大多数此类团体不会参与其中，除非他们的利益受到严重侵犯。但最好还是关注他们，并将他们添加到您的利益相关者主列表中。

第 2 步：获得不同利益相关者的认可

列出利益相关者名单后，您需要了解他们需要什么，以及这些需求如何与您自己的需求保持一致。不同的利益相关者对“成功”的定义不同。在此步骤中，您和您的团队将了解每个利益相关者的利益，并制定一个如何为每个利益相关者优化项目的计划。

您可以使用Mendelow 矩阵，根据项目的权力和兴趣对利益相关者进行优先排序，这将有助于确定你如何处理他们并优先考虑他们的需求。

• 高权力和高兴趣：这些人是您需要定期接触并确保他们的利益得到满足的人，例如项目发起人。
• 权力大但兴趣不大：这些人仍有可能阻碍你的项目，但并没有积极投入。花点时间让他们了解情况，但不要太过分。这些人可能是其他高管和有影响力的外部团体，他们会受到项目结果的影响。
• 权力小但兴趣大：尽管他们相对缺乏决策权，但您仍希望定期向这些人通报更新和变化，并确保不会出现重大问题。这些人可能是您的客户、队友或顾问。
• 权力和兴趣较低：这些利益相关者应该定期收到更新，但仅此而已。不要过度管理他们或让他们参与太多。他们可能是次要利益相关者或贵公司的其他人。

步骤 3：利益相关者管理和沟通的最佳实践

无论您是向利益相关者通报新的进展，还是试图在关键决策期间影响关键利益相关者，您如何实际管理和与他们沟通都会产生很大的影响。
现在您已经清楚了解了谁对您的项目有影响，以及他们在您的权力/兴趣优先级图表中的位置，现在是时候制定一个与他们互动的计划了。任何项目经理的主要工作之一就是管理利益相关者的期望，而这一切都归结为尽早并经常与所有可以改变项目进程的人进行沟通。

通过早期和经常的咨询获得支持

你应该尽早与利益相关者建立关系。在项目启动时与他们交谈，了解他们的观点、他们对项目的投入程度以及他们可能有哪些有用的想法。这也是规划项目、解释您的目标以及每个利益相关者在帮助您实现目标方面的角色和责任的好时机。

创建并执行透明的沟通流程

根据利益相关者的影响力和权力，他们各自需要不同的沟通策略。他们需要多久通知一次？他们需要什么样的信息？他们会给你反馈和建议，还是只是告诉你最新情况？制定与每个利益相关者互动的方式和时间策略。设置定期会议，或在日历中设置提醒，以便在需要关键利益相关者支持的关键时刻与他们联系。

重要的是，这一策略必须透明，每个人都知道何时可以收到更新。利益相关者沟通需要积极主动，而不是被动应对。你不会希望关键利益相关者来找你（或你的老板）问“发生了什么事？”向每位利益相关者发送一份产品路线图，概述你正在采取的步骤以及何时联系他们。

写在最后

每个项目都有利益相关者。虽然你无法控制这些人的感受，但通过适当的识别、沟通和管理，你可以控制他们对项目的影响。

作为项目经理，您的目标在于项目的成功。虽然有时利益相关者可能会妨碍这一点，但没有他们，您就无法越过终点线。因此，尽早花时间了解他们是谁、他们需要什么以及如何管理他们，这对您自己大有裨益。