看板快速启动指南

1.  看板的前世今生

刚开始接触看板的人，大多会将“看板”简单理解为一块可以看见的板子，这是初次接触看板的人都会产生的误解。在启动看板之前，需要先厘清看板的前生今世，如此才能更好地使用看板。

Kanban源自日文，翻译为“信号板”。在丰田，它意思是“信号卡”，是用来跟踪和控制工作的记录卡。翻译为中文是“看板”，意为“看着这块板子”，也指代每日站会。由于这3个意思对看板方法都至关重要，所以kanban是一个切合的、又包含多种含义的名称。

20世纪50年代，丰田从美国超级市场的运营模式中受到启发，开始试点推行超级市场的后工序引取方式，随后丰田发明了更为有效的生产管理系统——精益。在这一过程中，丰田从精益制造中发明了一个工具——看板。随后的几年里，靠着这套看板方法，丰田生产效能大幅提升，并斩获世界范围的多个大奖，直到1973年，由于世界性石油危机使得世界各国开始认识到看板方法。如今也已经逐渐被世界各国的许多行业中的众多企业所应用。

2.  看板的四个基本原则

在启动看板之前，我们要先了解看板基本原则，如此才能更好地实施看板。

1）可视化

视觉所呈现的事物永远是最直观有效的。看板就好比红绿灯，何时启动、何时减速、何时停止，可有效控制数量和秩序，保证交通的正常运行。

2）限制在制品（WIP）

限制每个步骤能容纳的最多工作项（记录卡）数量。

3）管理流程

流程是团队协作的基础，看板流程需要定义上下游的衔接过程，规定上下游的完成规则，并且可以通过流程看到WIP的流转过程，看板可以帮助团队分析并调整以改善流程，从而减少完成每项工作所需的时间。

4）建立反馈机制

建立反馈，能帮助团队实施各种反馈循环-检查看板工作流程中的阶段，指标和报告以及一系列可视化提示，为团队提供系统中工作进度（或缺乏工作进度）的持续反馈。

3.  看板快速启 动指南

这里为大家梳理整理了几点快速启动看板的方法，以禅道为例，同理也可直接使用在物理看板中：

(1) 记录团队的例行工作

团队成员会有很多不同类型的工作，但首要先记录好一些例行工作，比如查找、评估和修复缺陷与运维问题；跟踪反馈；对产品和基础设施进行改进等等。虽然所有工作都很重要，但看板方法主要关注最本质的一项：对产品和基础设施进行改进。

大家可以先从“分析”“实施”“验证”和“交付”这一流程逐一列出团队的工作项。这里不建议使用复杂过程，因为这会导致要用更多的步骤来实施或验证工作项。分享两个工作步骤的简洁性准则：

• 只包含涉及自己团队的步骤。不考虑工作项交给团队之前的步骤或移交给客户、合作伙伴之后的步骤。
• 如果连续两个步骤由同一个人完成，那就合并为一个步骤。

(2) 布置物理看板墙和虚拟看板

记录完团队例行的工作步骤后，将这些步骤呈现在看板上，成员使用展示板来可视化进度。展示板左侧要有“待办事项”区域，其余步骤都由两列组成。以禅道的研发看板功能为例，如图：

左侧是“Backlog（需要做的任务）”，“准备好”“开发”“测试”“已验收”“已发布”和“已关闭”七个看板列，其中开发列和测试列都划分了2个看板子列：“进行中”和“完成”。团队只需要按照已经分解好的工作项，逐一对应到禅道的看板中即可。也可以对看板按实际需求修改；物理看板的操作方法同理，这里就不过多介绍了。

(3) 限制在制品数量（WIP)

通过限制在制品数量能减少团队中的混乱。需注意，限制的数量是每个步骤的卡片总和，比如研发列的总和为10，那么“进行中”和“完成”的总和也一定等于10。禅道看板会在设置中给予提示：

如何设置WIP？最简单的方法，由团队人数导出。根据团队的人数，乘以合理的并行系数（最慢步骤，也就是团队中完成最少的任务数），得出初始的限制值。这一方法相对简单，而且有事实依据，更容易被团队所接受。在禅道中当列计数超过限制时，列计数会显示为红色，提示团队需要做出调整。

限制在制品的重要作用：

• 限制了因优先级变化、需求变更或设计改动而产生的工作量，能让团队几乎没有损失的快速响应；
• 限制工作的流速，使其与最慢的步骤相匹配，调整其他步骤来与之匹配，可以获得最高的效率和生产率。

(4) 定义完成规则

看板是拉动式的管理，所以在进入下一个看板列之前要先满足“拉动条件”。当工作项满足某些规则（一定是要明确的），才能从每个步骤中的“进行中”列移动到“完成”列。

比如，“开发”列进入“测试”列，需要完成代码、进行注释并针对当前版本运行；已审阅代码统计，满足团队标准；无错误生成等等规则，才能进入测试阶段。

整个完成规则可以让团队一起来定义，这样能与最慢步骤相匹配，也能更好更快地完成项目。

(5) 召开每日站会

通过每日站会，建立反馈循环，同步团队成员之间的任务情况，这也符合敏捷的管理原则。要重点关注阻碍工作的问题，项目经理询问是否有人需要帮助（站会里唯一要询问的问题），项目经理整理提出的问题，会后找出解决方案，即时调整和优化项目情况。此外还有三点小提示：

• 可根据需要， 设置加急通道。应对紧急事件的加塞，保证整个看板正常进行。
• 可根据需要， 调整在制品限制和完成规则。确保工作在展示板上顺利流动，最后高质量完成项目。
• 看板是随时变动的，不用花太多时间让看板看起来美观。

4. 结语

看板简单易操作，团队能通过看板随时掌握进度、发现问题并解决问题，但看板不只是一块能看见的简单的板子，而是一套系统的、科学的、理论的知识方法，掌握看板，能帮助组织有效按时、按预算为客户提供高质量的价值。