任务管理,禅道15年骨灰级用户这么玩
原创导语:受疫情影响,很多企业都不得不选择远程办公,面对诸多因素,很多团队远程办公的效率也会受到一定影响,但也有一些团队效率反而大幅提升,潍坊世纪齐云软件技术有限公司就是这样一个例子。
作者:魏亮
曾任职过中冶建筑研究总院、中国建筑科学研究院等,参与了国内多款建筑结构软件的研发工作。2018年成立了潍坊世纪齐云软件技术有限公司。
一、初识Bugfree(禅道 的前身)
2004年的那个冬天,我还在一家2月份刚成立的初创行业软件公司敲代码。那个时候大家其实都是新手,对于版本控制、Bug管理还一无所知。
起先,我们用Word来管理Bug,通过设置文档标题,在标题上写明Bug的状态,利用Word的自动更新目录的功能,每周统计一下各个模块中各个Bug的状态,那时觉得这还算先进了。
( 原始的Bug管理方式)
直到2005年的一天,我们在《程序员》第1期杂志上,看到有一款叫做Bugfree的开源Bug管理软件。
但那时有关Bugfree的说明还很简陋,安装的问题我们一直没有搞定。到了2007年,Bugfree1.1发布了,终于有了一键安装包。我当时在做建筑行业相关的软件开发,也终于体验到了用Bugfree管理Bug的便利。
2. 协调建筑、结构、水、暖、电等各个专业之间的关系,协调设计公司于业主及施工方之间的关系,规范设计、施工的全过程;
3. 通过对问题的有效跟踪管理,可以持续地改进设计的质量;
4. 记录对问题的处理过程,可以作为知识的积累;
5. 还可以通过自由的定制以让Bugfree更适合自己的设计公司的流程。
出于对它极大的喜爱,我甚至还编写了Bugfree1.1、2.0及3.0的非官方手册,当时特别希望能够帮助那些对Bugfree感兴趣的人尽快熟悉它。
二、结识禅道
后来Bugfree升级为禅道后,我们发现下载安装非常简单,而且产品功能也在不断完善。
很感慨,曾经从建筑业吸取了很多好的管理思路的软件业,如今反倒为建筑业提供了如此丰富的管理工具。反观我国一些行业粗糙的管理模式,真希望这些软件能够给各行各业都带来一点精细的滋味。
职位坐得越高,接触的人和事也就越来越多、越来越杂。我们当时的公司领导购买了旗舰版,利用禅道强大丰富的功能进行公司各种项目的管理。
后来我也成立了自己的公司,用的是云禅道标准版。因为现在的员工人数接近100人,分布在全国各个城市,对于我们这种常年远程办公的团队,直接用SAAS部署的软件比较省事,避免了自己买服务器部署的麻烦。
当然禅道还有本地部署的开源版和其他付费版本之分,企业可以根据自身需要的功能进行选择。
禅道的功能很多,目前我们主要使用的就是任务管理。禅道里的任务管理系统以任务为中心,所有的任务都有状态,项目中的信息对所有有权限的成员透明、便于追踪,也便于分类统计,这些都是通过Email指派任务难以实现的。
(禅道任务管理页面)
三、禅道的远程办公
禅道不但可以作为局域网内的项目管理工具,还可以运行于互联网上,这对于一些异地合作的项目非常有帮助。无论参与合作的成员位于何处,只要他能接入互联网,并有访问相应数据库的权限,就可以随时随地通过项目管理系统融入到团队合作中。
(2020年元宵节指派任务场景)
四、对禅道功能的自主用法
从Bugfree用到禅道,感觉它的任务管理系统非常强大,这在后来也成为了我创作的一部分素材。2015年,我写的书《结构软件学且思——以STAAD为例》出版了,在里面特地拿出一个章节,详细的介绍了禅道以及它的任务管理系统。
其中也有提到,我们结合公司的实际情况,还做了一些适合自己的用法。天下大事,必作于细。在使用禅道的过程中,我们已深有体会。
一个是催款业务的追踪。把催款过程像任务一样记录、追踪,不管在国内还是国外,都可以从电脑或手机端看到每笔款项的进度。
要知道,催款在现今社会也是一门学问,甚至变成一个工种了。有了图文并茂的催款记录,真到了要走法律仲裁时,也很容易把相关证据整理地井井有条。
另一个做法,是在用Bugfree时期就已经实现了。把项目中一些有代表性的问题归类,形成了公司内部的论坛和知识库。我们按软件名称设计了几个栏目,所有成员都可以到这些栏目里来提问或者回答问题,这也是公司新加入的成员必看的栏目。
(Bugfree时期设立的内部论坛和知识库)
(在禅道中设立的内部知识库)